امروزه نرم افزارها جای پای خود را در تمامی کسبوکارها باز کردهاند و حسابداری نیز از این مقوله مستثنی نیست. در این مقاله سعی داریم تا ضمن اشاره به مزیت روشهای نوین، حسابداران کهنهکار را متقاعد کنیم تا به سمت استفاده از نرم افزار حسابداری رویآورند. پس در ادامه این مطلب در مجله حسابدارا با ما همراه باشید.
نرم افزار حسابداری چیست؟
امروزه در مدیریت مالی بسیاری از سازمانها از انواع نرم افزار حسابداری استفاده میشود. بهنحویکه دغدغه اصلی تعداد قابلتوجهی از مدیران مالی سازمانها، پیدا کردن بهترین نرم افزار حسابداری ایران مناسب فروشگاهی یا شرکتی است. علاوه بر این، سازمان امور مالیاتی همواره بر استفاده شرکتها از نرمافزار حسابداری تأکید دارد که این خود عامل مؤثری در روی آوردن به این نوع از نرمافزار است؛ اما نرم افزار حسابداری چیست؟
نرم افزار حسابداری درواقع سازوکاری است که با رعایت آن میتوان امور جاری و تخصصی حسابداری را به سادهترین شکل ممکن و با دقت بسیار بالایی انجام داد. این نوع از نرمافزارها سعی دارند تمامی امکانات موردنیاز برای یک حسابدار را بهصورت دیجیتال در اختیارش قرار دهند. همچنین این نرم افزار قادر است نیاز حسابدار به دفاتر حسابرسی را به کمترین میزان ممکن برساند.
نرمافزارهای حسابداری ضمانت دارند تا تمامی استانداردهای مدنظر نهادهای نظارتی را در خود حفظ کنند. با رعایت همین استانداردها است که مدیران مالی میتوانند کلیه گزارشها و اسناد مالی موردنیاز خود را از یک نرم افزار حسابداری بهسادگی دریافت کنند. وظیفه اصلی این نوع از نرمافزارها نظم بخشیدن به امور و افزایش دقت در معاملات است.
چرا باید از نرم افزار حسابداری استفاده کنیم؟
همواره تأکید بر روشهای سنتی، یکی از آفتهای مهم کسبوکار است. در زمینه حسابداری نیز ماجرا همین است و بسیاری از مدیران مالی در شرکتها همچنان بر روی روشهای منسوخشده خود تأکید دارند. ترس از تغییر و نوسازی کسبوکار از رسیدن بهدقت و خلاقیت در سازمان جلوگیری میکند و همین موضوع باعث میشود در زمینه رقابت با سایر کسبوکارها جا بمانید و کم کم از بازار حذف شوید. هنوز هم قانع نشدهاید که باید راهکارهای قدیمی را کنار بگذارید و از نرم افزار حسابداری استفاده کنید؟ پس با ما همراه باشید تا در ادامه دلایل خود را بیان کنیم:
- الزامات قانونی در استفاده از نرم افزار حسابداری
یکی از دلایلی که باید از این نرم افزارها استفاده کنیم، الزامات قانونی است. سازمان امور مالیاتی شرکتها و سازمانهای مختلف را موظف کرده برای انجام فعالیتهای حسابداری خود حتماً از نرم افزارهای حسابداری استفاده کنند. باید در این زمینه به سازمان امور مالیاتی حق داد؛ زیرا استفاده از این نرم افزارها سرعت و دقت نظارت بر صورتهای مالی و اسناد شرکتها را بهشدت افزایش میدهد و این تنها بخشی از این مزایا است.
- افزایش سرعت با استفاده از نرم افزار حسابداری
علاوه بر الزامات قانونی، استفاده از نرم افزار حسابداری به حدی مزیت دارد که سازمانها را موظف به استفاده میکند. یکی از مهمترین مزیتهای نرم افزار حسابداری در این است که زمان رسیدگی به فرآیندهای حسابداری را به میزان قابلتوجهی کاهش میدهند. در روشهای سنتی اغلب حسابداران مجبور بودند زمان زیادی را صرف انجام یک پروژه حسابداری کنند و روند رسیدگی به آن نیز انرژی زیادی میطلبید اما این مشکل کاملاً رفع شده است.
در نرم افزارهای حسابداری سرعت انجام محاسبات بهشدت افزایش پیدا کرده و این اصلیترین عامل در صرفهجویی زمان است. رایانه در مقایسه با انسان سرعت بالاتری در انجام محاسبات عددی دارد و منطقی به نظر میرسد اگر فرایند حسابداری را به هوش مصنوعی بسپاریم و از سرعت انجام پروژهها لذت ببریم.
- دقت بیشتر با استفاده از نرم افزار حسابداری
میتوان بهصراحت گفت که علاوه بر سرعت انجام محاسبات، دقت رایانه نیز در مقایسه با انسان در سطح بالاتری قرار دارد. حتی خبرهترین حسابدار نیز ممکن است در رسیدگی به معاملات کسبوکارها دچار خطا و اشتباه شود. به همین خاطر است که اغلب حسابداران چندین بار نتیجه کار خود را بررسی میکنند تا از میزان خطای خود بکاهند. این در حالی است که اگر محاسبات از طریق سیستم انجامشده باشد، دیگر نیازی به بازبینی نتیجه کار نیست و میتوان از دقت انجام فرآیند اطمینان داشت.
نرم افزار حسابداری بر توانایی هوش مصنوعی در جهت انجام محاسبات عددی تأکید دارد. ازاینرو، نقش پررنگی در افزایش دقت در اسناد مالی شرکتها خواهد داشت. البته این نکته را نیز باید در نظر بگیریم که گاهی اوقات در نرم افزارها نیز به دلیل ضعف برنامهنویسی، ممکن است برداشت غلطی در خصوص ارقام ورودی برای کامپیوتر ایجاد شود و با نوعی از خطا روبهرو شویم که این موضوع نیز با انتخاب نرم افزار کارآمد قابلحل است.
- ساده شدن نظارت بر دادهها با استفاده از نرم افزار حسابداری
معمولاً اسناد زیادی در دفتر حسابداری بایگانی میشود و تمامی کشوها و قفسهها مملو از زونکنهای مالی است. حالا فرض کنید در روند رسیدگی به فرآیند حسابداری یک پرونده نیاز داشته باشید به یکی از این اسناد بایگانیشده دسترسی داشته باشید. در این صورت است که درخواهید یافت نظارت و دسترسی به این دادهها تا چه اندازه سخت، دشوار، طاقتفرسا و عملاً غیرممکن است!
درصورتیکه از نرم افزار حسابداری استفاده کنید، میتوانید در کسری از ثانیه به اطلاعات موردنظر دست پیدا کنید. سادگی در دسترسی به داده، امکان نظارت بر آنها را نیز فراهم میکند. این مسئله، عملیات حسابرسی را با سرعت بیشتری پیش میبرد و کدام مدیر مالی است که بتواند در مقابل این مزیت نرم افزارها مقاومت کند؟
- گزارش سریع با استفاده از نرم افزار حسابداری
همانطور که گفتیم، دسترسی به انواع اطلاعات مالی با استفاده از روشهای نوین به سادهترین شکل، امکانپذیر شده است. همین موضوع در کنار سایر امکانات نرم افزاری میتواند مدیران مالی را در گرفتن گزارش از اسناد مالی یاری کند. لازم به ذکر است که فرآیند گزارشگیری در این روش بسیار سریع انجامشده و میتواند مدیران را در گرفتن تصمیمات مهم و استراتژیک در خصوص کسبوکارها کمک کند.
- حفظ امنیت اسناد مالی در استفاده از نرم افزار حسابداری
اشاره کردیم که در دفتر حسابداری، مقدار زیادی زونکن و اسناد مالی وجود دارد که ممکن است به هر دلیلی مفقود یا معدوم شوند. باید این نکته را در نظر بگیریم که یک نرم افزار حسابداری قادر است تمامی اطلاعات مالی سازمان شما، هر چقدر هم که بزرگ و پیچیده باشد در خود ذخیره و نگهداری کند و در چنین شرایطی است که میتوانید از دست پروندههای جاگیر خلاص شده و از عدم مفقود و معدوم شدن آنها اطمینان حاصل نمایید.
یکی دیگر از امکانات نوین نرم افزارهای حسابداری، قابلیت ذخیره اطلاعات بر روی فضای پردازش ابری است. در این روش حسابداران میتوانند اطلاعات را از حالت فیزیکی خارج کرده و آنها در فضای مبتنی بر ابر ذخیرهسازی کنند و با رمزگذاری مناسب، امنیت دادهها را نیز تضمین کنند.
- کاهش هزینهها با استفاده از نرم افزار حسابداری
اگر قصد داشته باشید همچنان بهصورت سنتی به کار خود ادامه دهید، باید هزینه زیادی را صرف استخدام نیروی انسانی مجرب کنید. نرم افزارهای حسابداری نیاز به نیروی انسانی متعدد را کاهش داده و در هزینههای سازمان صرفهجویی میکنند.
کلام آخر
در این مطلب ابتدا شما را با مفهوم نرم افزار حسابداری آشنا کردیم و در ادامه با برشمردن مزیتهای استفاده از نرم افزار حسابداری سعی کردیم شما را متقاعد کنیم تا برای فرایند حسابداری در کسبوکار خود به سراغ اینگونه روشهای نوین بروید. اگر تابهحال از این نرم افزارها استفاده کردهاید، ممنون میشویم تجربیات خود را با سایر مخاطبان مجله حسابدارا به اشتراک بگذارید.
