نرم افزار CRM چیست؟ ویژگی، کاربرد و مزایای آن 👨‍💻

نرم افزار CRM یک سیستم برنامه‌ریزی شده بوده که می تواند ارتباط با مشتریان فعلی و آتی را به بهترین شکل ممکن مدیریت کند. این برنامه به عنوان بهترین نرم افزار CRM  ایران معرفی می شود که قابلیت های خوب و بروزی دارد. کاربران می توانند از امکانات موجود در نرم افزار به راحتی استفاده کنند. بکارگیری این برنامه بخشی از استراتژی فروش یک شرکت بوده و می تواند به جذب بیشتر مشتریان و پایدار ماندن ارتباط آنها کمک زیادی کند. برای اجرایی کردن سیستماتیک مدیریت نیاز است که شما از این نرم افزار جامع و کامل استفاده کنید. پیشرفت تکنولوژی باعث شده تا امروزه بیشتر کسب و کارها از این برنامه استفاده کنند. داده‌های مخاطبین و مشتریان در این سیستم ثبت می شود و شما به آنها دسترسی خواهید داشت.

معرفی انواع نرم افزار CRM

نرم افزار CRM به شکل های مختلف در اختیار کاربران قرار می گیرد. از نظر ساختار و عملکرد این برنامه را می‌توان به ۴ بخش اصلی تقسیم کرد. برای اینکه درک عمیق‌تری از این ۴ گروه داشته باشید آنها را به ترتیب معرفی و نقشی که در کسب و کار دارند را مشخص می‌ کنیم:

• CRM استراتژیک: در این گروه استراتژی خاصی نهفته است که می تواند به موفقیت کسب و کار کمک زیادی کند. با بکارگیری چنین نرم افزاری تمام فرآیندهای یک سازمان بسیج می شوند تا کسب و کار را به هدفی که مد نظر دارد برسانند. برای ارتباط با مشتری و حفظ او نیاز است که در ابتدا رضایت او جلب شود. بهترین استراتژی تبدیل مشتری به یک خریدار وفادار و واقعی است که می تواند به افزایش فروش هم کمک زیادی کند. در این استراتژی تمام فعالیت های مجموعه از تولید تا فروش مورد حمایت قرار می گیرد.
• CRM عملیاتی: در گروه دوم ابزارها مورد توجه قرار می گیرند تا بتوانند یک فرآیند را برای سازمان عملی کنند‌. این نرم افزار قادر است تا تمام فرآیندهای تولید، فروش، بازاریابی و پشتیبانی را پوشش دهی کند. این مهمترین وظیفه نرم افزار است که تلاش می کند تا به بهترین شکل ممکن آن را انجام دهد‌. در نرم افزار CRM  یک ماژول به نام bpms گنجانده شده که به کمک آن می توان مدیریت را به صورت اتوماتیک انجام داد و داده های جمع آوری شده از مشتریان را به ثبت رساند. امکان دخیره سازی و دسته بندی اطلاعات در این بخش وجود دارد‌.
• CRM تحلیلی: در بخش سوم نرم افزار شما می توانید داده ها را به خوبی تجزیه و تحلیل کنید. این سیستم اطلاعات خام را به کمک دانش ساختار یافته خود به اطلاعات بروز و مورد نیاز تبدیل می کند. با این کار کسب و کار شما پیشرفت خوبی را تجربه خواهد کرد و مدیریت می تواند تصمیماتی کلان را اتخاذ کند. فرایندهای فروش و بازاریابی در نهایت به جلب رضایت مشتری منجر می شود. هوش تجاری جز مهمترین قابلیت های این سیستم بوده که کمک می کند تا سیستم دیدگاهی تحلیلی داشته باشد.
• CRM تعاملی: در این بخش از نرم افزار ارتباط با مشتریان و مخاطبین کسب و کار مورد توجه قرار می گیرد. شما به هر روشی که با مشتری ارتباط برقرار کنید در واقع آغازگر این رابطه هستید و باید تلاش کنید تا نظر او را برای خرید جلب کنید. هدف اصلی این سیستم ارتباط با مشتری و جذب او است.

ویژگی ها و امکانات نرم افزار CRM

نرم افزار CRM با امکانات بروزی در اختیار کاربران قرار می گیرو و کسب و کارها به کمک آن می توانند مدیریت بهتری داشته باشند. در این سیستم وظایف به خوبی مدیریت می شوند و مشتری به هیچ وجه فراموش نمی شود چون اولویت اول است. شما می توانید به تاریخچه فعالیت های مشتری دسترسی داشته باشید و نیاز به حضور دائمی شما در شرکت نیست. از دیگر امکانات گنجانده شده در این سیستم می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• ثبت اطلاعات مشتریان و دسته‌بندی آن‌ها: تمام مکاتبات، مکالمات و مشخصات مربوط به مشتری در نرم افزار ثبت می شوند تا مدیریت به آنها دسترسی داشته باشد. تمام تیم های فعال در سازمان از این اطلاعات ذخیره شده استفاده می کنند.
• داشتن اتوماسیون بازاریابی و فروش: از دیگر امکانات موجود در این نرم افزار می توان به داشتن اتوماسیون بازاریابی و فروش اشاره کرد. برای سرعت بخشیدن به مرحله پیدا کردن مشتری و فروش کالا شما به این سیستم نیاز دارید.
• اتوماسیون خدمات پس از فروش: سیستم گارانتی، پورتال مشتریان و سوالات متداول از بخش های مهم این سیستم هستند که در خدمات پس از فروش به بهترین شکل ممکن ارائه می شوند. با این کار هم رضایت مشتری جلب می شود و هم شما سرعت بیشتری برای پاسخ به سوالات مشتریان دارید.
• اتوماسیون گردش کار: برای انجام فعالیت های دوره ای آن هم بدون دخالت نیروی انسانی و به صورت اتوماتیک شما نیاز به اتوماسیون گردش کار دارید. با این ویژگی وقت پرسنل آراد خواهد شد و کارهای تکراری حذف می شوند.
• مدیریت موجودی انبار محصولات: با این امکانات نرم افزار موجودی انبار، قیمت محصولات، تامین کنندگان مشخص می شود. در این شرایط شما به راحتی با بخش های دیگر هماهنگ خواهید شد.
• مدیریت پروژه: از دیگر امکانات می توان به مدیریت پروژه اشاره کرد که در آن شما می توانید برای رسیدن به اهداف پیگیری های لازم را انجام دهید. وظایف به تمام افراد ارجاع داده می شود و پروژه به خوبی فازبندی می شود.
• مدیریت، ارجاع و یادآوری کارها: ویژگی دیگری که این نرم افزار دارد برنامه ریزی و پیگیری و یادآوری سفارشات است که در این صورت مشتری و سفارش او به هیچ وجه فراموش نخواهد شد. برای انجام این کار در نرم افزار ابزارهای مختلفی گنجانده شده است.
• وب فرم: برای اینکه بتوانید در نرم افزار به فرم های مورد نیاز دسترسی داشته باشید نیاز است که به وب فرم متصل شوید و فرم های موجود در سایت را درون نرم افزار هم ثبت و پیگیری کنید.
• ارسال SMS، ایمیل، فکس و…: نرم افزار CRM دارای بخش های مختلف از جمله ایمیل، فکس و… است که شما می توانید با کلیک ساده از آنها استفاده کنید.
• گزارش ساز: در کسب و کارهای سنتی گزارش گیری برای مدیران یک مشکل بزرگ و زمان‌بر است که امروزه توسط این نرم افزار برطرف شده است. گزارشگیری با این سیستم با دقت بالا و در کمترین زمان انجام می شود. مدیریت می تواند روی بخش های مختلف کسب و کار تسلط کافی را داشته باشد.

کاربرد نرم افزار CRM

کاربرد نرم افزار CRM کاملا گسترده بوده و شما می توانید در کسب و کارهای کوچک و بزرگ از آن استفاده کنید. مدیریت برای اینکه بتواند به صورت خودکار مراحل فروش را پیگیری کند نیاز به این سیستم بروز و پیشرفته دارد. از دیگر کاربردها می توان به ایجاد مسیرهای ارتباطی مناسب اشاره کرد. مدیران می توانند سر نخ های جدید و کاربردی را پیدا کنند. تمام سوابق خرید و فروش مشتری در این سیستم ثبت شده و قابل دسترس است‌. اطلاعات کامل مخاطب قابل تغییر می باشد. برای کمک به موفقیت تیم فروش و آسان شدن تمام فعالیت ها نیاز است تا کسب و کارها از این سیستم کمک بگیرند. از دیگر کاربردهای نرم افزار CRM  می توان به امکان صدور فاکتور اشاره کرد.

شما می توانید پیش فاکتور را قبل از چاپ مشاهده کنید. این نرم افزار با سیستم انبارداری هماهنگ شده تا بتواند موجودی بروز و قیمت جدید کالاها را در اختیار مشتریان قرار دهد. برای سنجش فعالیت های تین فروش شاخص های کلیدی تعیین می شود. امکان برقراری ارتباط گسترده با مشتریان که می تواند به جذب آنها هم کمک زیادی کند مهمترین کاربرد این سیستم است. برای اینکه فرآیند گزارش دهی آسان تر و سریع تر شود این نرم افزار می تواند کاملا کاربردی باشد. با این سیستم شما می توانید یک استراتژی هدفمند داشته باشید که حول مشتریان متمرکز است تا آنها را جذب کند. برای ادامه فعالیت های تجاری سودآور این نرم افزار کاملا الزامی است.

از دیگر کاربردهای نرم افزار CRM می توان به مدیریت سازمان به صورت غیر حضوری اشاره کرد. دیگر نیازی نیست که مدیریت هر روز در شرکت حاضر باشد؛ بلکه به صورت آنلاین هم می تواند تسلط کافی بر بخش های مختلف داشته باشد. تمام اطلاعات مورد نیاز برای فروش و خدمات پس از فروش در این سیستم گنجانده می شود. شما می توانید بهترین شرایط خرید را برای مشتری ایجاد کنید. کاربرد دیگر این نرم افزار سرعت بخشیدن به کارها و افزایش دقت است. با این سیستم شما می توانید همه چیز را در یک داشبورد ساده و قابل تنظیم در اختیار داشته باشید. مشکلات پر تکرار مشتریان به کمک نرم افزار برطرف خواهد شد و شما می توانید سفارشات آنها را پیگیری کنید.

مزایای استفاده از نرم افزار CRM

استفاده از نرم افزار CRM برای کاربران با مزیت‌های زیادی همراه است که در زیر به آنها اشاره می کنیم:

• جمع‌آوری و ساماندهی اطلاعات مشتری و سهولت دسترسی به آن: مهمترین مزیت استفاده از نرم افزار جمع آوری و ثبت اطلاعات مشتریان و دسترسی آسان به آنها است. شما با ثبت اطلاعاتی چون موقعیت جغرافیایی، اخلاق و روحیات مشتری و… یک دید کلی از او خواهید داشت. با این شرایط داده ها به خوبی ساماندهی می شوند تا بتوان روی آنها تمرکز کرد.
• افزایش فرصت‌های فروش و کسب سود بیشتر: برای تقویت استراتژی‌های سازمان استفاده از این نرم افزار کاملا ضروری است. ‌مدیر به کمک این برنامه می تواند فرصت های فروش را سطح بندی و مقدار فروش را مشخص کند‌. مهم‌ترین مزیت این نرم افزار ساده سازی کارهای مدیریت و ارزیابی کردن کیفیت سرنخ ها است. با این کار شما می توانید تنها روی هدفی که دارید متمرکز شوید.
• آگاهی از وضعیت مشتریان و وضعیت بازار برای تصمیم‌گیری موثر: مزیت دیگر این سیستم کسب دیدگاه دقیق از مشتری و بازار است که به کمک داده های متفاوت صورت می گیرد. با تحلیل و تفسیر این اطلاعات حس اعتماد شما نسبت به مشتری بیشتر خواهد شد که این می تواند در جذب هم به شما کمک کند.
• پیش‌بینی فروش موثر: فروش بیشتر برابر با سود بالاتر است. شما براي فروش بیشتر در هر کسب و کاری به مدیریت و برنامه ریزی صحیح نیاز دارید. گزارشات موجود در نرم افزار و قیف فروش امکاناتی هستند که در فروش بیشتر موثر می باشند. برای بهبود شرایط و سرمایه گذاری بیشتر این نرم افزار می تواند نقش موثری داشته باشد.
• ایجاد هماهنگی بین دو بخش بازاریابی و فروش: مزیت دیگر استفاده از نرم افزار CRM به اشتراک گذاشتن داده ها بین بخش بازاریابی و فروش است. تیم بازاریابی می تواند در افزایش حجم فروش موثر باشد. استراتژی های مفیدی برای بازاریابی ارائه می شود که می تواند فروش را هم بیشتر کند. هماهنگی ایجاد شده در این دو بخش می تواند به توسعه و پیشرفت سازمان کمک زیادی کند.
• افزایش سرعت گردآوری داده‌ها: ابزارهای گنجانده شده در نرم افزار CRM سرعت گردآوری داده ها را بیشتر می کند. وقتی در شرکت حاضر نیستید می توانید به صورت آنلاین به اطلاعات دخیره شده دسترسی داشته باشید و با سرعت بالا داده های جدید را ثبت کنید. در هر مکان  و هر زمانی شما به نرم افزار دسترسی خواهید داشت.

کلام آخر

نرم افزار CRM با قابلیت های خوب و بروزی که دارد توانسته باعث پیشرفت کسب و کارها شود. با این سیستم مشتری و فروشنده برای رسیدن به اهدافی دو طرفه به یکدیگر پیوند زده می شوند. راهنمای خرید نرم افزار CRM به شما کمک می کند تا نرم افزاری متناسب با نیاز خود تهیه کنید. قرار گرفتن ابزارهای کاربردی در این نرم افزار آن را به یک سیستم هوشمند برای مدیریت کسب و کار تبدیل کرده است. برای توسعه فروش در طولانی مدت این بهترین سیستم است که امکان بروزرسانی آن هم وجود دارد. برای صرفه جویی در زمان و هزینه ها این نرم افزار بهترین گزینه است که باعث افزایش کارایی تیم فروش می شود.