امروزه همه سازمان ها و کسب و کارها در تلاش هستند تا از مدرن ترین نرم افزارها و تکنولوژی های روز دنیا استفاده کنند. با این کار می توان بسیاری از کارها را با سرعت و دقت بالاتری انجام داده و همه امور مطابق با نظم و برنامه ریزی خاصی انجام می شود. اتوماسیون اداری یکی از بهترین راهکار های موجود در این زمینه می باشد. این سیستم در حقیقت یک پلتفرم می باشد که توسط برنامه نویس های حرفه ای ساخته شده است. اگر در مورد کار کرد و مزایای استفاه از این محصولات اطلاعات خاصی ندارید، تا انتهای مقاله با مجله حسابدارا همراه باشید تا بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را به شما معرفی کنیم.
معرفی بخش های مختلف اتوماسیون اداری
بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند از بخش های مختلفی تشکیل شود. این نرم افزارها سیستمی فراهم می کنند که از ماژول های گوناگون ساخته شده اند. این سیستم ها بخش های وسیعی از فعالیت های سازمان را در بر می گیرند و هر یک از ماژول ها به بخشی از این فعالیت ها رسیدگی می کند. مهم ترین بخش های این سیستم عبارتند از:
- دبیرخانه
دبیرخانه اصلی ترین بخش در این سیستم به شمار می آید. این بخش از قسمت های مختلفی مانند ثبت نام، ارجاع، کارتابل پرسنل و همچنین بایگانی تشکیل می شود. همچنین این بخش را به عنوان هسته اساسی در سیستم اتوماسیون اداری می شناسند. عملیات های گوناگونی که در این قسمت انجام می شوند، شامل اسکن، ثبت اطلاعات، ثبت اندیکاتور، امضاء و ثبت نامه ها می شود. ابزارهای گوناگونی در این قسمت مورد استفاده قرار می گیرند که مهم ترین آن ها اسکنر، قلم نوری، فکس مودم و همچنین ایمیل سرور می باشد.
- فرم ساز و موتور گردش فرم
مکاتبات در یک اداره علاوه بر نامه ها در بسیاری از فرم ها گردش پیدا می کند. بنابراین بخش دیگری با نام فرم ساز در این سیستم راه اندازی می شود.در این بخش انواع فرم های سازمانی طراحی می شوند و سپس مورد استفاده قرار می گیرند. همچنین تمام اطلاعات موجود در این فرم ها به ثبت رسیده و مدیریت می شوند.
- مدیریت جلسات و ساماندهی
یکی از مهم ترین بخش ها در اداره برنامه ریزی برای برگزاری جلسات می باشد. انواع قرارهای کاری باید طبق برنامه هایی از قبل تعیین شده و منظم مدیریت شوند که برای این برنامه ریزی ها به زمان زیادی احتیاج داریم. سیستم اتوماسیون اداری این بخش را به طور کامل پوشش می دهد. در این سیستم تقویم کاری ارائه می شود و مطابق با آن تاریخ و ساعات برگزاری جلسات تعیین می شوند.
- آرشیو الکترونیک
با پیشرفت کسب و کارها، معمولا حجم مستندات در هر سازمان و یا اداره ای افزایش می یابد. سیستم اتوماسیون اداری شرایطی فراهم می کند تا بتوان این مستندات را مدیریت کرد. همه اسناد اداری توسط این سیستم دسته بندی شده و نگهداری می شود. همچنین امکان دستیابی به آن ها بسیار راحت تر می شود و فرآیند جستجو با سرعت بالاتری انجام می گردد.
- پرتابل مکاتبات برون سازمانی
امروزه شرایطی فراهم شده است که سازمان ها بتوانند در محیطی خارج از سازمان به کارها رسیدگی کنند. این امر می تواند در کاهش هزینه های رفت و آمد پرسنل بسیار موثر باشد و همچنین افزایش رضایت ارباب رجوع را به همراه خواهد داشت. با این سیستم می توان کار ها را در هر زمان از شبانه روز و محیط های مختلف انجام داده و پیشرفت امور کمک کرد. این امر علاوه بر پرسنل می تواند سبب راحت تر شدن کار ها برای ارباب رجوع نیز می گردد.
- کارتابل آفلاین
سیستم های اتوماسیون اداری بسیار متنوع هستند و هر یک دارای ویژگی های منحصر به فردی بوده و نوع دسترسی به آن ها نیز متفاوت می باشد. برخی از آن ها تحت وب بوده و بعضی از نمونه ها نیز در شبکه های محلی قابل دسترس هستند. کارتابل آفلاین یکی از بخش هایی است که در این سیستم قرار گرفته تا بدون اتصال به اینترنت به اطلاعات دسترسی یابید.
بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری کدام است؟
امروزه شرکت های زیادی در سراسر دنیا به تولید نرم افزار های مختلف مشغول هستند. یکی از مهم ترین و کاربردی ترین نمونه از این محصولات، مربوط به بخش اتوماسیون اداری می شوند. از این رو نرم افزار های زیادی در بخش اتوماسیون اداری فراهم شده اند اما همه آن ها بهترین نیستند. از این رو ما در این بخش قصد داریم تا ۱۰ مورد از بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را به شما معرفی کنیم:
نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر
سیستم اتوماسیون اداری فراگستر یکی از برترین نرم افزار های کاربردی موجود در این عرصه می باشد. این محصول به دلیل ویژگی های منحصر به فردی که دارد، به عنوان بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری می شناسند. این نرم افزار با ظاهری ساده سبب می شود تا همه پرسنل و حتی ارباب رجوع بتوانند به راحتی از آن ها استفاده کنند. این محصول در عین سادگی بسیار حرفه ای می باشد و می توان انواع مکاتبات اداری را در آن به ثبت رسانده و مدیریت کرد.
این نرم افزار قابلیت این را دارد که بتوانید همه مستندات را در آن به ثبت رسانده و مدیریت کرد. این اقدامات بدون محدودیت جغرافیایی و در کوتاه ترین زمان ممکن انجام می شود. این محصول تمام فرآیند های سازمانی را در محیطی راحت و بسیار امن مدیریت می کند. بسیاری از سازمان های بزرگ دولتی مانند بانک ملی با استفاده از این نرم افزار موفق شده است تا فرآیند های اداری خود را به درستی و در سطحی گسترده مدیریت کند.
نرم افزار اتوماسیون اداری چارگون
شرکت چارگون یکی از فعال ترین نمونه از موسسه ها در عرصه اتوماسیون اداری می باشد. این شرکت با دو دهه سابقه درخشان همواره در تلاش است تا بهترین نرم افزار ها را برای بخش های مختلف اداری تولید کند تا مدیریت اداره و سازمان ها با کیفیت بالاتری انجام گیرد. یکی از بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را همین شرکت تولید کرده و به سازمان ها ارائه می دهد.
تمامی امکانات در این نرم افزار فراهم شده است تا بتوان مکاتبات اداری را مدیریت کرده و به ثبت رسانید. مدیریت همه امور، تعیین زمان برگزاری جلسات و گردش نامه ها نیز از دیگر فعالیت هایی است که می توان توسط این سستم به انجام رسانید. همه این اقدامات در فضایی بسیار امن انجام می گیرد و سرعت انجام امور بسیار بالا می باشد.
نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست
شرکت نرم افزاری پیوست یکی دیگر از معتبرترین موسسه های فعال در این زمینه می باشد. این شرکت با بیش از سی سال تجربه، بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را تولید کرده است. این نرم افزار بسیار کامل بوده و بخش های مختلف سازمانی را پوشش می دهد. کارتابل این سیستم تحت وب می باشد و می تواند مدیران و پرسنل را در انجام امور راهنمایی کند.
تمام مکاتبات اداری با دیگر سازمان ها توسط این سیستم به ثبت رسیده و گردش پیدا می کند. این سیستم کاملا انعطاف پذیر می باشد و می تواند فضایی امن و متناسب با اندازه سازمان برای مدیران فراهم کند. این ویژگی سبب شده است تا انواع کسب و کار ها بتوانند از این سیستم برای بهبود روند کار های اداری خود استفاده کنند.
نرم افزار اتوماسیون اداری همکاران سیستم
شرکت همکاران سیستم از با تجربه ترین موسسه های فعال در این عرصه به شمار می رود. این موسسه از سال ۱۳۶۶ فعالیت خود را آغاز نموده است و بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را تولید کرده است. این سیستم با کارتابلی تحت وب، بیش ترین امکانات را برای مدیران و پرسنل سازمان ها فراهم کرده است. فرآیند های سازمانی توسط این سیستم مدیریت می شود و همه مکاتبات نیز توسط همین نرم افزار به ثبت می رسد.
این سیستم شرایطی فراهم می کند تا مکاتبات اداری به صورت دیجیتالی انجام شود. از این رو در هر منطقه جغرافیایی می توان به آن دسترسی پیدا کرده و از آن استفاده کرد. سرعت و امنیت این نرم افزار بسیار بالا می باشد و پنل کاربری بسیار ساده و راحت می باشد. این عوامل سبب می شود تا همه روزه بر تعداد طرفداران این نرم افزار افزوده شود.
نرم افزار اتوماسیون اداری آی کن
شرکت مهندسی آی کن یکی از برترین موسسه های فعال در زمینه تولید نرم افزار ها می باشد. این مجموعه راهکار های سازمانی بسیار متنوع و کاربردی را در اختیار اداره ها قرار می دهد که موفق ترین آن ها همین سیستم می باشد. این شرکت با تولید بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری توانسته است بهترین روش ها را برای مدیریت مدرن در اختیار مدیران و پرسنل ارائه دهد.
پرتابل این سیستم تحت وب می باشد و سازمان به وسیله آن کاملا دیجیتالی می شود. اکثر کاغذ بازی های اداری حذف شده و ثبت مکاتبات با سرعت بالاتری انجام می گیرد. تمام کار ها در فضایی امن و بسیار ساده انجام می شود و مکاتبات با شیوه ای مدرن، بهثبت رسیده و گردش پیدا می کند. همچنین این سیستم به گونه ای طراحی شده است که می تواند به راحتی با دیگر نرم افزار های اداری ارتباط برقرار نماید.
نرم افزار اتوماسیون اداری برید سامانه نوین
اگر بخواهیم شرکت بسیار موفق با سابقه درخشان در زمینه تولید محصولات سازمانی به شما معرفی کنیم، برید سامانه نوین بهترین گزینه است. این شرکت بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را تولید کرده است تا از این طریق راهکاری مناسب برای سازمان ها ارائه داده باشد. این شرکت یک محصول کلی با نام پرگار ارائه داده است که نرم افزار های مختلف اداری را پوشش می دهد.
یکی از نرم افزار های موجود در این محصول، نرم افزار اتوماسیون اداری می باشد. این نرم افزار با ارائه میزکار الکترونیکی، همه مکاتبات اداری را به ثبت رسانده و به گردش در می آورد. زمان و مکان جلساتی که در سازمان برگزار می شوند، همگی بر اساس برنامه ریزی های خاصی تعیین می شوند. این نرم افزار از سرعت بسیار بالایی برخوردار بوده و فضای امنی برای سازمان ها فراهم می کند.
نرم افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم
یکی دیگر از شرکت های فعال در زمینه تولید نرم افزار های اداری، موسسه شماران سیستم می باشد. این مجموعه بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را تولید کرده و در اختیار سازمان ها قرار می دهد. این سیستم می تواند به عنوان یکی از برترین راهکار های سازمانی شناخته شود که امور مختلف اداری را مدیریت می کند.
استفاده از این نرم افزار ها نیاز به کاغذ بازی را کاهش می دهد و به مدیران کمک می کند تا نامه ها را ثبت کرده و به آن ها دسترسی داشته باشند. این محصول همچنین شرایطی فراهم می کند تا مدیران و پرسنل بتوانند با استفاده از یک پنل کاربری ساده و یا حتی بدون نیاز به حضور در اداره، مکاتبات را مورد بررسی قرار داده و آن ها را به گردش در آورند.
مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری
استفاده از بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند مزایای زیادی برای سازمان ها داشته باشد. مهم ترین نمونه از این مزیت ها به شرح زیر می باشند:
- حذف اکثر مکاتبات کاغذی در اداره ها
- انجام همه کار های اداری بیرون از اداره و در وقت های غیر اداری
- استفاده بهینه از زمان
- ایمنی بیش تر
- ثبت سوابق و مدارک و کم ترین حجم ممکن
- عدم نیاز به دفاتر بزرگ اندیکاتور
- کاهش اشتباه در عملیات ثبت اسناد
- پایش فعالیت های سازمان
- مدیریت متمرکز
- نظارت بر عملکرد کارکنان
- پیگیری به موقع کار ها
- تعامل الکترونیکی با سازمان های مرتبط
- صرفه جویی در کاغذ
- کاهش نیاز به پیگیری و دوندگی توسط ارباب رجوع
توجه داشته باشید که تعداد این نرم افزار ها بسیار زیاد هستند اما همه آن ها استاندارد و قابل اعتماد نیستند. همچنین دقت کنید که همه این نرم افزار ها نمی توانند عملکرد مناسبی برای سازمان شما داشته باشند.بهتر است که بر اساس نوع کسب و کار خود و همچنین نیاز های سازمانی که دارید، یک محصول مناسب و کاملا استاندارد استفاده نمایید.
راهنمای انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری
اگر به دنبال بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری هستید و نمی دانید این محصول را چگونه تهیه کنید، باید به نکات توجه داشته باشید. دقت کنید که یک شرکت بسیار معتبر و با سابقه درخشان را انتخاب کنید. شرکت های زیادی در سراسر کشور به ارائه راهکار های سازمانی مشغول هستند و این نمونه نزم افزا ها را تولید می کنند اما همه آن ها معتبر و قابل اعتماد نیستند.
شما برای انتخاب یک نرم افزار مناسب باید به دنبال یک شرکت مجرب و با سابقه بالا باشید. همچنین دقت کنید که این نرم افزار ها را در مدل ها و انواع مختلفی تولید می کنند، بنابراین با توجه به میزان بزرگی و یا کوچکی سازمان خود، نوع نیاز خود و با توجه به کاربری که برای آن در نظر گرفته اید، یک محصول مناسب انتخاب نمایید. برای این که بتوانید یک محصول اصل و با کیفیت داشته باشید، باید به سایت این شرکت ها مراجعه کنید و نرم افزار مورد نظر خود را از آن جا خریداری نمایید.
همچنین دقت داشته باشید که این نرم افزار ها امکانات متنوع و گوناگونی داشته باشند و بتوانند شرایط را برای مکاتبات الکترونیکی شما برقرار کنند. این محصولات باید دارای پنل کاربری بسیار ساده و آسانی باشند تا همه افراد بتوانند از آن ها استفاده کنند. همچنین سرعت و امنیت بالایی داشته باشند و با توجه به نوع کسب و کار ها فضا های مناسبی برای ثبت نامه ها و اسناد فراهم کنند.
کلام آخر
امروزه همه شرکت و سازمان ها به سیستم های اتوماسیون اداری روی آورده اند. این سیستم می تواند شرایطی فراهم کند تا کار های اداری با سرعت بالاتری انجام شوند. همچنین به گونه ای طراحی می شوند تا نیاز به کاغذ بازی های اداری کاهش یابد و بتوان بدون محدودیت مکانی و زمانی، به اطلاعات مختلف در اداره دسترسی پیدا کرد. ما در این مقاله تلاش کردیم تا شما را بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری آشنا کنیم و مزیت های استفاده از این سیستم را بشناسیم. از این که تا پایان ما را همراهی کردید، بسیار سپاسگزاریم و امیدواریم که از مطالعه این محتوا لذت برده باشید. از شما خواهشمندیم که نظرات و پیشنهادات خود را برای ما کامنت بگذاریم.
